Comment profiter pleinement des possibilités de l'informatique pour ses recherches généalogiques ?

EFFECTUER une recherche signifie immanquablement Mémoriser, Archiver, Ficher ; l'informatique a donc une place naturelle dans la généalogie. Reste qu'on peut vite s'y perdre, voire tout perdre ou, plus fréquemment, introduire des erreurs. Il faut donc adopter des bonnes pratiques dès le départ. Voici donc quelques règles de bonne conduite qui permettront au généalogiste amateur de se concentrer sur sa passion...

L'informatique, ça ne marche jamais !

C'EST AINSI que devrait commencer tous les manuels d'utilisation d'ordinateurs. Certes, ce n'est pas tout à fait vrai, mais, a contrario, penser que l'informatique ça marche toujours est une monumentale erreur. C'est ainsi qu'on perd ses données, qu'on recolte des virus,... bref, qu'on fait de l'informatique au lieu de faire de la généalogie.

Donc, partons du principe que "ça ne marche jamais", considérons que notre PC peut s'éteindre à jamais dans la seconde qui vient, et prenons donc les précautions indispensables pour ne pas perdre notre travail.

Les 7 Règles pour une Généalogie sans histoire :

Sécurisez votre ordinateur :

INSTALLEZ un anti-virus efficace. Cela ne veut pas forcément dire payant ; Il existe des antivirus gratuits très efficaces. L'important c'est que le fichier de signature de virus (en gros, le catalogue des virus connus), soit mis à jour de manière automatique, et très fréquemment (le mien se met à jour toutes les 4 heures...). Les plus paranoïaques d'entre-nous pourront en plus installer un anti-spyware (anti logiciel espion), et, dans certain cas, un firewall ("parefeu") qui permet de ne pas être visible depuis internet).

Organisez votre espace de travail :

ON NE MET PAS ses fichiers partout ! on range, on classe, on organise. Créez par exemple un répertoire "Genealogie" dans "Mes documents", puis créez des sous-répertoires suivant vos activités. Attention : si vous avez beaucoup de répertoires contenant chacun peu de fichiers, c'est que vous êtes mal organisé...
Il faut que tout ce qui touche à la généalogie soit dans cet espace "Généalogie". Ainsi, vous pourrez facilement changer de PC ou sauvegarder en transférant simplement cet unique répertoire (contenant tous les autres) sur un CD.

Organisez voss fichiers :

IL EST IMPORTANT de nommer vos fichiers de manière unique et non ambigüe. Je nomme les actes numérisés sous la forme village-aaaa-mm-jj-BMS-patronyme-initales prénoms.xxx. Par exemple : Reims-1832-11-23-S-Dupont-JAF.jpg signifie acte de décès ("S" comme Sépulture) de Jean André François Dupont, décédé le 23 novembre 1832 à Reims. Cette forme, avec la date inversée, permet par ailleurs de classer les documents en un clic de souris.

Scannez !

SCANNEZ systématiquement tous les documents que vous reçevez ; cela permet d'avoir tous les documents sur le PC, et d'éviter leur dégradation avec le temps.

Tracez :

PENSEZ a conserver et à tracer tous les échanges de courriers dans un chrono (un simple fichier type excel). Ainsi, vous saurez toujours quel courrier vous avez envoyé à qui, avec quelle demande.

Pérennisez :

AUJOURD'HUI, nous enregistrons généralement nos photos au format JPEG (extension .jpg). Qu'est ce qui nous dit que ces documents seront encore lisible dans 50 ans ?... Nos ancètres n'avaient pas ce problème... certes, les registres vieillissaient, mais de manière progressive... alors que nos actes scannés, nos photos numériques ne vieillissent pas mais peuvent disparaitre en une fraction de seconde... Pensons aussi que le format JPG compresse les données suivant une méthode destructive ; c'est à dire qu'elle élimine définitivement des informations jugées inutiles car invisibles à l'oeil. Dans l'absolu, en changeant de format d'image, on dégrade le document. Alors si l'on veut que nos descendants profitent, dans 300 ans, de nos photos de famille et des recherches que nous avons faites, il faudra pendre des précautions... mais lesquelles ?... Notons qu'imprimer les documents et les photos est inutile, car l'encre de nos imprimantes est d'une qualité bien lointaine de l'encre de Chine de nos aieuls.. Pour ma part, je pratique la généalogie sur informatique depuis 20 ans, et régulièrement, modestement, je m'assure que je peux toujours consulter les photos, les scan et ouvrir les courriers que j'avais écrit avec mon vieux traitement de texte. Si ça ne marche pas bien, j'enregistre sous un autre format avant de tout perdre...

Les Outils Gratuits pour la généalogie :

PRIVILEGIEZ les outils gratuits et ouverts. Il faut néanmoins qu'ils offrent un vrai service, qu'ils soient simples à utiliser et fiables. Il faut aussi pouvoir paramètrer les répertoires de travail (afin de pouvoir sauvegarder...). Enfin, il est impératif que les outils permettent d'importer et d'exporter les données sous un format connu (GEDCOM est indispensable) ; on pourra changer de logiciel sans être prisonnier d'un format trop spécifique.